Twee weken dicht zonder je klanten kwijt te raken

Je kijkt naar de zomer en je weet precies wat er gebeurt als je twee weken dichtgaat: geen omzet, en vijftig klanten die intussen ergens anders terechtkunnen. Dus schuif je het op. Vorig jaar ook al. En het jaar daarvoor nam je drie dagen en die ging je grotendeels administratie inhalen.

De angst is niet gek. Maar hij is meestal groter dan het probleem. Laten we eerst uitrekenen hoeveel klanten er werkelijk op het spel staan.

Reken uit hoeveel klanten er echt aan de beurt zijn

Je sluit niet voor al je klanten. Je sluit alleen voor de mensen die juist in die twee weken aan de beurt waren. De rest merkt er niets van, behalve dat jij bruin terugkomt.

Pak je agenda van vorig jaar erbij en tel de afspraken in de weken waarin je weg wilt. Stel dat je vijfentwintig mensen per week in de stoel hebt, dan gaat het om vijftig afspraken. Van die vijftig verplaats je het grootste deel gewoon naar de week ervoor of erna. Wat overblijft is een kleine groep die echt niet kan schuiven.

En zelfs van die groep gaat lang niet iedereen weg. Iemand die drie jaar bij jou komt, loopt niet voorgoed naar de overkant omdat hij één keer een week later geknipt wordt. De klant die dat wel doet, had al twijfels. Dat wist je stiekem al.

Waar het wel echt pijn doet: als je veel loopklanten hebt, mensen zonder afspraak die langskomen omdat je open bent. Die groep ben je tijdelijk kwijt aan wie wel open is. Hoe groot dat effect is, hangt helemaal af van je straat en je buurt — dat kan ik niet voor je inschatten en jij merkt het pas als je het een keer doet.

Zet de weken vast voordat je agenda vol is

Het grootste verschil tussen een vakantie die soepel gaat en een die je omzet kost, is hoe vroeg je hem in je agenda blokkeert. Niet in maart voor de zomer. Liefst zes tot negen maanden vooruit.

Waarom dat zoveel uitmaakt: als die weken al dicht staan, boek je iedereen er automatisch overheen. De klant die in mei in de stoel zit en om de zes weken komt, krijgt meteen een datum na je vakantie in plaats van ertussen. Je hoeft helemaal niemand af te bellen, want er is nooit iets geboekt.

Afbellen is namelijk het moment waarop je klanten kwijtraakt. Niet het dichtgaan zelf. Iemand die een afspraak had en van jou te horen krijgt dat het niet doorgaat, voelt zich opzijgezet en gaat bellen met de salon om de hoek. Iemand die nooit een afspraak had, voelt niets.

Een klant vergeeft je dat je weg bent. Hij vergeeft je moeilijker dat je zijn afspraak schrapt.

Maak de weken ervoor en erna langer in plaats van je vakantie korter

De omzet van twee weken haal je deels terug door de randen op te rekken. Dat klinkt zwaar, en dat is het ook, maar het is twee weken zwaar in plaats van het hele jaar niet weggaan.

Denk aan een avond extra openen in de week voor je vertrek, of op een dag die je normaal vrij bent. Een halve zaterdag erbij. Vijftien minuten eerder beginnen. Als je vijf extra plekken per week maakt in de twee weken ervoor en de twee weken erna, heb je twintig afspraken opgevangen die anders waren weggevallen.

Let wel op je volgorde. Wie elke zes weken komt en je nu twee weken naar voren haalt, zit straks scheef in je ritme. Verzet hem liever naar achteren. En kijk of je de klanten met de langste, duurste behandelingen — kleuringen, een complete set nagels — vooraan in die drukke weken zet. Die wil je niet kwijt en die vullen je agenda het snelst.

Doe dit niet met je hele klantenbestand tegelijk. Je wil je eigen vakantie niet beginnen met een rug die al drie weken op is.

Vertel het in de stoel, niet op een briefje op de deur

Een briefje op de deur bereikt alleen wie langsloopt op het moment dat jij dicht bent. Dan is het te laat. Je moet het vertellen terwijl ze nog bij je zitten.

Begin er ongeveer twee maanden van tevoren over, elke klant, in de stoel. Het hoeft niets ingewikkelds te zijn. "Ik ben die en die weken weg, zullen we meteen even kijken wanneer je daarna komt?" Dat is één zin en hij doet twee dingen tegelijk: hij waarschuwt én hij legt de volgende afspraak vast.

Die laatste helft is het belangrijkste deel van je hele vakantieplan. Een klant met een afspraak in zijn telefoon gaat niet zoeken. Een klant zonder afspraak gaat zoeken zodra hij in de spiegel kijkt en denkt dat het tijd is.

Voor wie je nog niet in de stoel krijgt: een bericht ongeveer twee weken van tevoren naar iedereen die in de sluitingsweken aan de beurt zou zijn, met de uitnodiging om vooraf of erna te komen. En zet het op je socials en je website, maar reken er niet op dat mensen dat lezen.

Zorg dat je agenda doorloopt terwijl jij er niet bent

Twee weken niets van je laten horen is het echte risico. Niet de gesloten deur, maar de onbeantwoorde telefoon. Iemand belt, krijgt niets, belt de volgende salon, en die neemt wel op.

Je hebt dus iets nodig wat blijft werken terwijl jij op een strandstoel ligt. Dat kan heel simpel:

• Een ingesproken voicemail met de datum waarop je weer open bent en waar ze online kunnen boeken.
• Een automatisch antwoord op je zakelijke berichten met diezelfde informatie.
• Online afspraken die gewoon te maken blijven voor de weken ná je vakantie, zodat iemand die bij je wil blijven dat meteen kan vastleggen.
• Eén moment per dag, tien minuten, waarop je alleen kijkt of er iets dringends tussen zit. Niet meer.

Dat laatste punt is voor jezelf. Als je de hele dag je telefoon in de gaten houdt, ben je niet op vakantie geweest en kun je over een halfjaar weer niet weg.

Zet het geld opzij voordat je het nodig hebt

Als zelfstandige krijg je geen vakantiegeld en je omzet stopt zodra jij stopt. Dat is de echte reden dat veel mensen niet gaan: niet de klanten, maar de maand erna.

Reken daarom uit wat twee weken dicht je kosten. Niet alleen de gemiste omzet, maar ook de huur, de verzekeringen en de abonnementen die gewoon doorlopen. Dat bedrag deel je door twaalf en dat zet je elke maand weg op een aparte rekening. Dan is je vakantie in juni al betaald.

Hoe je dat fiscaal het handigst doet, en wat je eventueel kunt reserveren, verschilt per situatie. Vraag dat aan je boekhouder en kijk wat er op de site van de Belastingdienst en de KVK staat over reserveren als ondernemer — dat soort regels verandert, dus ga niet af op wat een collega twee jaar geleden hoorde.

Wat het kost als je toch maar thuisblijft

Niet weggaan voelt veilig, maar het heeft een prijs die je pas later ziet. Je wordt korter tegen klanten. Je gaat routinematig knippen omdat je op de automatische piloot staat. Je laat scholing en nieuwe technieken liggen omdat je geen kop hebt om iets te leren.

En er is een harder risico: als je omvalt, griep, rug, oververmoeid, dan ben je niet twee geplande weken dicht maar drie ongeplande. Zonder waarschuwing vooraf, zonder doorgeboekte afspraken, met afbellen. Dát is het scenario waarin klanten echt weggaan.

Begin klein als je het spannend vindt. Blokkeer dit jaar één week, ruim van tevoren, en kijk wat er gebeurt. Je ziet in je agenda van september precies wie er terugkwam en wie niet. Die informatie heb je nodig voordat je volgend jaar twee of drie weken durft te plannen.

Doe dit morgen: pak je agenda, zoek de weken uit die je volgend jaar weg wilt, en zet ze dicht. Vandaag kost dat je niets. Over een halfjaar scheelt het je vijftig telefoontjes.